L'arte di prendere appunti (aka: costruire un sistema per ricordarsi qualsiasi cosa)

Il problema di base

Viviamo nell’era dell’abbondanza di informazioni. Il problema non è trovare le cose, ma sapere cosa farne. Quanti di voi hanno mille librettini, foglietti volanti, finestre aperte nel browser, chat con se stessi su Telegram pieni di link e appunti? E poi quando vi serve qualcosa… non la trovate più. O peggio, non la rivedrete mai.

Il punto è: la nostra mente è fatta per pensare e mettere insieme i pezzi, non per essere un hard disk.

Il metodo PARA

Mi è capitato sotto mano questo libro: “Building a Second Brain” di Tiago Forte, e l’idea centrale è organizzare le informazioni non per tipo (documenti, foto, video…) ma per come le userai. Utilizzando uno schema che l’autore chiama PARA:

• Progetti
• Aree
• Risorse
• Archivio

Le 4 categorie base:

(Personalmente nella home del mio disco ho creato una cartella Notes e all’interno ho messo le altre categorie. Questa cartella viene poi automaticamente replicata e sincronizzata su tutti i miei dispositivi)

01-progetti

Qui ci va SOLO quello su cui stai lavorando ADESSO. Se non ci stai mettendo le mani questa settimana, non va qui.

Nel mio caso: piano di battaglia con Manu, il bot di Realmen, il libro con Ale, sistemare il garage… Fare questa lista ti obbliga a chiarire dove vuoi mettere le tue energie.

È un esercizio potentissimo.

02-aree

Le responsabilità continuative, le cose che non finiscono mai: lavoro, finanza, famiglia, casa.

Per esempio: Realmen è sia in progetti (per progetti specifici) che in aree (per tutta la roba generale). Altri esempi: La perdita dell’acqua di casa? In aree/casa, con foto del contatore, libretti, strategie per controllare le perdite.

La differenza con i progetti è che i progetti hanno una data di scadenza, le aree no.

03-risorse

Il posto dove mettere tutto quello che dici “ah interessante!” ma che non stai usando adesso.

Video di YouTube da guardare, articoli, idee per progetti futuri. Io ho una cartella “DIY”, una “pornografia” (per quando faremo l’episodio), “attrezzatura podcast”…

L’importante: quando metti qualcosa, scrivi PERCHÉ ti ha colpito. Non tenere solo il link. Scrivi due righe su cosa c’è di interessante, così quando lo riapri tra sei mesi capisci perché l’avevi salvato.

Usa qualsiasi formato: foto, note di testo, pdf, file audio, video; qualsiasi cosa.

04-archivio

Progetti finiti, roba vecchia. Non la cancelli perché non si sa mai, ma non la vuoi avere davanti a te.

Le mie aggiunte:

00-inbox

La cartella dove butto dentro al volo. Foto che vedo, link interessanti, la scannerizzazione del libretto della moto… Poi, ogni 2-3 giorni la ripulisco e sistemo tutto nelle altre cartelle.

Ho creato sottocartelle: da-leggere, da-vedere, da-ascoltare, da-scrivere, pagare. Sono robe in attesa di essere sistemate nel sistema principale o azioni imminenti ma semplici da realizzare (todo).

05-trash

Sono paranoico. Prima di cancellare definitivamente, la metto qui. È una rete di sicurezza.

Il principio seriale

La cosa più bella di questo metodo è che è SERIALE, ti guida in un processo semplice e lineare. Non devi incastrare tutto in uno schema complesso.

È sempre: questo -> oppure quello? Una scelta alla volta. Binaria. Semplice.

Prendi una cosa dall’inbox:

• Ci sto lavorando adesso? → Progetti
• È una responsabilità continuativa? → Aree
• Potrebbe interessarmi in futuro? → Risorse
• È finito/vecchio? → Archivio

Fine. La mente si libera, il sistema funziona.

Perché tutto questo?

La creatività non è l’illuminazione geniale. È mettere insieme competenze diverse che altre persone non hanno avuto occasione di combinare. Competenza finanziaria + conoscenza di un mestiere specifico = idea nuova.

Questo sistema di note ti permette di:

• Liberare la mente dalle preoccupazioni
• Non perdere le idee interessanti
• Mettere insieme pezzi da ambiti diversi
• FINIRE i progetti che inizi

Non è questione di essere ordinati per natura. È questione di avere un SISTEMA. Come le scarpe: se hai una scarpiera, sai dove metterle, altrimenti finiranno sempre in mezzo al soggiorno… Il problema non è lo sforzo, è non sapere dove mettere le cose.

Come finire i progetti?

A questo scopo ci sono tre tattiche che ho sperimentato e che sono state proposte nel libro di Tiago:

1. Non partire mai da zero Quando inizi un progetto nuovo, vai a ripescare tutto quello che hai già salvato su quell’argomento. Ogni nota è un’isola, il tuo lavoro è costruire ponti tra le isole. Boom, non si parte mai dal foglio bianco (o non necessariamente).

2. Il file BRIDGE In ogni progetto ho un file che si chiama sempre “bridge”. Dentro ci scrivo: “sono arrivato fino a qui, quello che manca è questo”. Mai finire una giornata di lavoro spompato e vuoto. Lascia sempre qualcosa da fare, una nota al te stesso del futuro, così quando riprendi (magari tra una settimana) sai già da dove partire. Hemingway faceva così.

3. Fai DOWNSCALING Prima c’è la fase di espansione dove metti dentro un sacco di robe. Poi arriva il momento di finire e ti rendi conto che è troppo. Invece di mollare tutto o sentirti sopraffatto, togli le cose “belle da avere” e tieni solo l’essenziale. La barca da 80 metri diventa una barca da 8 metri, ma la finisci. Le cose che hai tolto NON le cancelli. Le metti da parte in un file “idee future” o “v2.0”. Sono lì, pronte per quando farai un upgrade.

Cartaceo vs Digitale

Paper is king. La penna che scorre, la fisicità, i sensi, nessuno sbatimento di internet che va lento o app buggate. È imbattibile per fare brainstorming. Ma per l’organizzazione e il riutilizzo, il digitale vince.

Ad esempio, io scrivo su carta durante le call, poi mi prendo 5-10 minuti per trascrivere le cose importanti nel digitale (o uso il riconoscimento vocale che ormai è ottimo).

A volte il cartaceo è solo un passaggio per aiutarti a focalizzare, e poi non lo usi più.

Ma ti ha già dato quello che ti serviva: chiarezza mentale.

Tool che uso

• Syncthing: sincronizza cartelle tra tutti i miei device (computer, Kindle, telefono) in modalità peer-to-peer, senza server centrale.
• Nessuna app speciale per le note. Solo file system, cartelle e file di testo (per Android Cx File Explorer, ma ce ne sono tanti).
• Uso anche il riconoscimento vocale per trascrivere rapidamente appunti cartacei o app per la scansione di documenti con la fotocamera.

Nel podcast entriamo con Manu molto più nel dettaglio con esempi concreti sull’organizzazione delle idee e discussioni su come gestiamo noi le informazioni.

Link al libro: Il tuo secondo cervello di Tiago Forte (odio il titolo, ma il contenuto è ottimo).